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經濟論文

人力資源和社會保障局檔案管理工作的實踐與認識

時間:2019年11月12日 所屬分類:經濟論文 點擊次數:

摘要:本文主要是針對人力資源和社會保障局在職人員的檔案管理工作進行了深入研究,通過闡述在職人員檔案管理工作中存在的一些問題,并提出一些相應的改進建議,比如制定完善的檔案管理部門制度體系、加強組織單位的人員和資源配置、制定檔案管理部門數據庫

  摘要:本文主要是針對人力資源和社會保障局在職人員的檔案管理工作進行了深入研究,通過闡述在職人員檔案管理工作中存在的一些問題,并提出一些相應的改進建議,比如制定完善的檔案管理部門制度體系、加強組織單位的人員和資源配置、制定檔案管理部門數據庫標準、加強數字化建設以及加強檔案管理人員的培訓等。旨在促進新形勢下檔案管理工作的順利進行,確保社會主義和諧社會的健康有序快速發展。

  關鍵詞:人力資源;社會保障局;檔案管理;建議

檔案與建設

  在新形勢下,人力資源和社會保障局迎來了新的機遇和挑戰。在以往勞動和社會保障局的基礎上,加強人力資源和社會保障局的構建,明顯增強了檔案管理工作的內容。現階段,在人力資源和社會保障中,人力資源檔案發揮著無可比擬的作用,尤其對在職人員檔案管理有著極其深遠的影響,與他們未來發展的前途有著十分緊密的聯系。因此,必須提高對檔案管理工作的高度重視,提高管理人員工作熱情,滿足新時代的發展需求,努力推進檔案管理工作水平的穩步提升。

  1人力資源和社會保障局檔案管理的重要性分析

  《中華人民共和國檔案法》的實施,使檔案管理工作得到了強有力的制度性保障,極大地促進了檔案管理事業的健康發展。各類檔案收集管理工作不斷縱深推進,促使了龐大的管理系統得以形成。其中在職人員檔案管理,基于宏觀視角,是國家在保障在職人員合法權益實施過程中對一些信息進行系統的整理,為后期工作保障活動提供重要依據。而基于微觀視角,主要是對在職人員個人相關信息進行收集、整理、保管等相關工作,對于記錄在職人員成長發展具有十分重要的意義。

  在新形勢下,面對新情況、新任務,在職人員檔案管理工作顯得尤為重要,必須要加以重視[1],為了檔案管理工作開展更好地適應社會發展需要,對在職人員檔案管理過程中存在的問題進行較為深入分析,究其原因并采取行之有效的對策來進行應對和解決。

  2人力資源和社會保障局的檔案管理工作中存在的問題

  2.1檔案管理部門結構和制度有待完善

  面對新形勢,能否適應社會發展需要,健全和完善部門結構和制度是十分有必要的,由于相關管理部門缺少比較合理化的崗位設置及制度的不完善,給在職人員檔案管理工作在一定程度上增加了難度,致管理工作人員配置不足,檔案管理工作在處理過程中,出現了嚴重的滯后現象[2]。另外,制度上的不完善,在日常工作中,由于檔案管理工作每天工作量都很大,工作比較枯燥,看不到成績、看不到希望,易造成一些工作人員失去耐心和積極性,加上職責不明確,干好干壞一個,這樣對檔案管理工作開展十分不利。

  2.2檔案管理庫房比較分散化

  一般來說,人力資源和社會保障局有著較多的檔案資料,在現實條件的影響下,很難在同一區域進行統一化管理,一定程度上極易導致庫房的布局比較分散化。由于庫房分散設置,導致檔案統一管理難度性的增加,也大大提高了管理成本,各檔案庫房都需要對相應的檔案設施和電腦等進行設置,加劇了重復管理和重復建設等問題的發生概率,也導致檔案管理成本與日俱增。

  2.3缺少統一化的檔案管理部門數據庫

  在人力資源和社會保障局檔案管理中,因缺少統一標準的在職人員檔案信息化數據庫,使各地區和部門之間的檔案數據庫格式出現了差異性,很難實現各個部門和地區的聯網檢索。基于此,對人力資源和社會保障局檔案管理工作的開展產生了極不利的影響,也不利于落實檔案統一化管理。此外,缺少完善的檔案管理系統信息化,使用者在調檔過程中,很難跨部門和地區,對電子化檔案信息進行調用,仍然需要相關管理人員在內部數據庫中查找[3],對相關檔案進行檢索。在這種信息化缺失的影響下,對檔案管理工作產生了不利影響。

  2.4缺少先進的保障在職人員檔案管理方式

  在在職人員檔案管理工作中,對傳統檔案管理方式存在著依賴性,并且在整理過程中,主要以“卷”“件”為主,現階段,由于檔案數量越來越多,增加了工作量,稍有不慎,導致失誤的出現。此外,在檔案管理工作中,屬于多人經手的模式,管理成效很難得到保證,影響到后續管理和使用,導致后續管理工作很難進行下去。

  2.5工作人員的專業素質難以保證

  人力資源和社會保障局在職人員檔案管理工作,對專業和技術方面要求比較高,同時對管理人員的勝任力也提出了較高的要求,在職人員檔案管理工作涉及到較多的方面,任務量比較龐大、繁雜。根據實際情況進行分析,專業管理人員顯得不足,甚至存在著兼職現象,在專業知識和業務能力方面,與實際工作需求出現了較大的差距,進而不利于檔案管理工作的開展。

  3人力資源和社會保障局檔案管理的建議

  3.1制定完善的檔案管理部門制度體系

  在人力資源和社會保障部門在職人員檔案管理工作中,制度體系建設的作用不容忽視,借助制度約束,可以引導相關人員將各項工作落實到位,更好地推進檔案管理工作,將人力資源和社會保障部門檔案管理水平提升上來。

  因此,必須要提高對完善檔案管理部門制度體系建設的高度重視,積極制定和完善好相關管理制度[4],通過制度把管理人員的工作積極性和主動性激發出來,若有些管理人員出現消極情緒,應及時對其進行批評教育;反之,對工作熱情高漲,成績突出者要進行相應的物質獎勵和精神獎勵等,賦予檔案管理工作人員高度的責任感和歸屬感,使其專心投入到實際工作中去。

  3.2加強組織單位的人員和資源配備

  對于在職人員檔案管理工作來說,具有高度的復雜性和繁瑣性。因此,對專業管理人才提出了較高的要求,檔案管理部門必須要做好管理人員的配置工作,確保管理者構成與日常檔案管理工作相符合[5]。同時,還要做到分工合理、權責清晰,落實好個人的權責,并防止出現人手缺失現象。此外,要結合實際工作需求,加大檔案室的建設工作力度,且還要優化設備和管理用具的配置工作,進一步完善檔案室的各種設備資源,保證檔案管理工作水平的穩步提升。

  3.3制定檔案管理部門數據庫標準

  在建立全網檔案統一化管理過程中,統一標準的人力資源和社會保障局的檔案數據庫,發揮著不可忽視的作用。首先,必須要將檔案的資源性體現出來,檔案作為重要的資源之一,具有著特殊性,可以提出價值性的意見和建議。因此,人力資源和社會保障局要高度重視。

  其次,要統一化設定,尤其針對電子檔案文本和傳遞方式,不斷提高各地區和部門的電子檔案傳遞效率,對人力資源和社會保障局檔案管理的工作量進行控制,并有助于檔案資源利用效率的提升。最后,要加強檔案規范化標準的制定[6],加大推廣力度,統一化管理分級檔案室和各部門檔案管理,確保在職人員檔案管理作用能夠充分展現出來。

  3.4加強數字化建設

  對于以往傳統在職人員檔案管理來說,人工方式占據著主導地位,工作效率并不高,而在實際工作中,管理疏忽和失誤等現象時常發生。因此,檔案管理工作中必須要加強電子計算機的應用,不斷提高檔案管理的數字化建設水平。通常來說,檔案管理工作單位比較多,各個檔案室都對基礎設施提出了一定的要求,資源需求量可想而知,必須要將檔案用具的使用效率提升上來,確保資源共享性目標的實現,并避免出現浪費資源的現象。在日常檔案管理工作中,要加強電子檔案管理方式的應用,彌補傳統紙質檔案管理中存在的不足之處。

  而且通過使用電子檔案管理,還可以將檔案管理工作的現代化水平提升上來,降低檔案管理人員的工作強度并提高工作效率。此外,檔案管理的信息化,對于實現檔案信息共享也有幫助,各養老保險單位和醫療單位等,借助信息共享[7],可以對相關資源進行合理調用,進而深入開展社會保險工作。需要注意的是,在加強檔案管理信息化工作中,各地人力資源和社會保障局要注重在職人員檔案保護工作的開展,防止出現非法使用現象,以免影響到相關人員的切身利益。

  3.5加強檔案管理人員的培訓

  對于以往傳統的在職人員檔案管理方法來說,很難與當前檔案管理需求相適應。目前,在諸多檔案管理部門中,檔案管理人員年齡比較大,其思想觀念比較落后,而且尚未充分了解新的管理技術,這些問題,在潛移默化中對檔案管理的發展產生了不利的影響。

  因此,相關部門必須要為管理人員開展一系列的培訓活動,確保學習和掌握管理新技術,并進一步強化專業意識,提高專業化水平,使檔案管理人員熟練地應用先進的管理技術,將檔案管理中的工作事宜處理到位。此外,檔案管理人員還要將所學知識應用到實踐工作中去,不斷積累實踐經驗,進而提升檔案管理工作效率。

  4結束語

  總之,加強人力資源和社會保障局在職人員檔案管理工作勢在必行,在具體實踐過程中,必須要充分了解新時代特點和需求,同時加強現代化技術的應用,不斷提高在職人員檔案管理工作的時效性和有效性,并提高人力資源和社會保障局的檔案服務水平,確保檔案信息使用效率的穩步提升。

  參考文獻:

  [1]薛克鳳.淺談信息化時代下人力資源和社會保障局檔案管理[J].現代經濟信息,2018(1):78.

  [2]吳文鳳,刁建霞.高點謀劃強化服務全面提升社會保險業務檔案規范化水平[J].檔案與建設,2017(8):73-75.

  [3]車淑娥.淺談信息化時代下人力資源和社會保障局檔案管理[J].現代經濟信息,2016(21):102.

  [4]張羽.論新形勢下人力資源和社會保障局的大學生檔案管理[J].科技風,2016(8):84-85.

  檔案管理論文投稿刊物:《檔案與建設》由江蘇省檔案局和江蘇省檔案學會主管主辦,學術性、指導性、史料性兼容,國內外公開發行。國際刊號ISSN:1003-7098,國內刊號CN:32-1085/G2。本刊為中國期刊方陣雙效期刊、全國中文核心期刊、《中國學術期刊綜合評價數據庫》來源期刊,并由中國期刊網、《中國學術期刊(光盤版)》、《重慶維普中文科技期刊數據庫》全文收錄。本刊立足檔案專業,面向社會各界。

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